E-računi 2028: kaj se zgodi po prejemu računa?

Od 1. januarja 2028 bo v Sloveniji obvezna izmenjava strukturiranih elektronskih računov med poslovnimi subjekti pri domačem poslovanju. To je pomemben korak pri digitalizaciji poslovanja, vendar odpira tudi vprašanje, ki ga pri pripravah na novo zakonodajo ne bi smeli spregledati: kaj se z računom zgodi po tem, ko ga podjetje prejme?

Podjetja bodo morala zagotoviti ustrezno izmenjavo e-računov in preveriti, ali so njihove obstoječe rešitve pripravljene na nove zahteve. Vendar se obdelava računa s prejemom šele začne.

Strukturiran račun še ne pomeni pravilnega računa

Predstavljajmo si preprost primer.

Podjetje naroči 100 kosov materiala. Dobavitelj jih dostavi 90, račun pa izda za vseh 100.

Račun je lahko povsem pravilno strukturiran. Vsebuje zahtevane podatke v ustrezni obliki, ki omogoča njihovo samodejno obdelavo. Kljub temu se zaračunana količina ne ujema z dejansko dobavo.

Takšnega odstopanja ne odpravi že sama elektronska izmenjava računov.

Potrebno je preveriti, ali se podatki na računu ujemajo z naročilnico in dobavnico. Če sistem zazna razliko, mora biti jasno, kdo jo bo preveril, kako se bo rešila in kdaj lahko račun nadaljuje postopek potrjevanja.

Kje se obdelava računov še vedno upočasnjuje?

Strukturirani e-računi zmanjšujejo potrebo po ročnem prepisovanju podatkov. Ne odpravijo pa samodejno vseh opravil, ki sledijo prejemu.

V podjetjih je pogosto treba:

• preveriti ujemanje računov z naročilnicami in dobavnicami,

• ugotoviti vzrok morebitnih odstopanj,

• pridobiti dodatna pojasnila ali dokumentacijo,

• račun posredovati ustreznim osebam v potrditev,

• zagotoviti prenos podatkov v ERP oziroma računovodski sistem.

Pri tem lahko sodeluje več oddelkov, od nabave in skladišča do financ in računovodstva.

Če postopki niso ustrezno povezani, se lahko tudi elektronsko prejeti računi znajdejo v elektronski pošti, preglednicah ali čakajo na ročno posredovanje med zaposlenimi.

Zato je smiselno pri pripravah na leto 2028 preveriti ne le način izmenjave računov, temveč tudi učinkovitost njihove nadaljnje obdelave.

Preverjanje ujemanja računov z naročilnicami in dobavnicami

Ena od možnosti avtomatizacije je tako imenovano three-way matching, torej preverjanje ujemanja podatkov med naročilnico, dobavnico oziroma podatki o prevzemu in računom.

Sistem lahko ob ustreznih podatkih in nastavitvah preveri, ali se naročene, dobavljene in zaračunane količine ter cene ujemajo.

Če odstopanj ni oziroma so znotraj določenih pravil, lahko račun nadaljuje postopek obdelave. Če sistem zazna neskladje, se račun usmeri v nadaljnji pregled.

To pomeni manj ročnega primerjanja dokumentov, predvsem pa bolj nadzorovano obravnavo izjem.

Kako lahko pomaga DocuWare?

DocuWare omogoča, da podjetja dokumente, podatke in postopke obdelave povežejo v preglednejši proces.

Z ustrezno konfiguracijo in integracijami lahko podpira preverjanje ujemanja računov z naročilnicami in dobavnicami, samodejno usmerjanje dokumentov, obravnavo odstopanj ter potrjevanje po vnaprej določenih pravilih.

Pomembna prednost je tudi sledljivost. Uporabniki lahko spremljajo, v kateri fazi obdelave je posamezen račun, kdo je odgovoren za naslednji korak in kje nastajajo zastoji.

DocuWare se lahko dopolnjuje z obstoječimi ERP sistemi in rešitvami za izmenjavo e-računov ter podpira avtomatizacijo dokumentnih in poslovnih procesov.

Obseg avtomatizacije je odvisen od obstoječih sistemov, razpoložljivih podatkov in potreb podjetja.

Kaj pa računi, ki še vedno prispejo kot PDF?

Čeprav bo pri domačem poslovanju med poslovnimi subjekti obvezna izmenjava strukturiranih e-računov, bodo podjetja pri poslovanju s tujino še vedno lahko prejemala račune tudi v drugih oblikah, na primer kot PDF dokumente.

To pomeni, da bo v praksi pogosto treba obravnavati različne vrste vhodnih dokumentov.

Pri računih v PDF obliki lahko pomaga DocuWare Intelligent Document Processing (IDP), ki omogoča inteligentni zajem podatkov iz dokumentov.

Zajeti podatki se lahko nato uporabijo v nadaljnjih postopkih preverjanja, usmerjanja in potrjevanja računov.

Tako lahko podjetje različne vhodne dokumente vključuje v enoten proces obdelave.

Priprava na leto 2028 je priložnost za širši pogled

Nekatera podjetja imajo obdelavo prejetih računov že danes dobro avtomatizirano in bodo potrebovala predvsem prilagoditve izmenjave e-računov. Drugje pa je še vedno precej ročnega dela, nepovezanih sistemov in postopkov, ki so odvisni od posameznih zaposlenih.

Zato je smiselno že zdaj preveriti:

• Kateri koraki pri obdelavi računov še vedno zahtevajo ročno delo?

• Kako preverjamo ujemanje računov z naročilnicami in dobavnicami?

• Kako hitro zaznamo in rešimo odstopanja?

• Ali imamo pregled nad potrjevanjem računov?

• Kako dobro so povezani dokumenti, podatki in poslovni sistemi?

Obvezni e-računi so lahko povod za izboljšave, ki presegajo samo izmenjavo dokumentov.

Cilj namreč ni le prejeti račun v ustrezni elektronski obliki, temveč zagotoviti, da je njegova nadaljnja obdelava učinkovita, pregledna in zanesljiva.

Več o tej temi na našem novembrskem webinarju

Kako lahko podjetja poleg izmenjave e-računov izboljšajo tudi njihovo nadaljnjo obdelavo?

Temu bomo posvetili naš naslednji webinar, ki bo potekal 24. novembra 2026. Govorili bomo o izzivih pri obdelavi prejetih računov in možnostih njihove avtomatizacije z rešitvijo DocuWare.

Podrobnosti programa in informacije o prijavi bomo objavili v kratkem.

Spremljajte našo stran z webinarji in objave na LinkedInu.